Por qué la sociedad necesita su propio certificado
Cuando tienes una SL, quien presenta impuestos, recibe notificaciones y firma es la sociedad, no tú. Tu certificado personal te identifica a ti; el de representante te identifica a ti actuando en nombre de la sociedad. Por eso Hacienda, la Seguridad Social o el Registro te lo piden cuando el trámite es de la empresa.
Además, las sociedades están obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos (artículo 14.2 de la Ley 39/2015), así que sin certificado de representante (o sin un apoderamiento, que es la alternativa) no tiene forma práctica de presentar casi nada.
Los dos certificados, frente a frente
- Administrador único o solidario. Para quien figura con ese cargo en el Registro Mercantil. Se solicita y se descarga por internet, firmando con tu certificado personal o tu DNIe. No aportas papeles: la FNMT consulta el Registro. Cuesta 24 € más impuestos.
- Persona jurídica. Para el resto: mancomunados, consejero delegado, liquidador, apoderado con la cláusula de la FNMT, o cuando el administrador es otra sociedad. Hay que acreditarse, por internet o en persona, con dos certificados del Registro de menos de 15 días. Cuesta 14 € más impuestos.
El de administrador único o solidario es más caro, pero se saca en una hora sin moverte de casa. El de persona jurídica es más barato, pero suma los certificados del Registro y la acreditación.
La alternativa: el apoderamiento
Si el certificado se le va a dar a una gestoría o a un socio que no es administrador, muchas veces lo que conviene no es un certificado sino un apoderamiento en la Agencia Tributaria. La sociedad apodera a esa persona, que actúa con su propio certificado, para todos los trámites o solo para algunos, y lo puede revocar cuando quiera. Para dar de alta el apoderamiento por internet sí hace falta, una vez, el certificado de representante.