El cierre registral, la consecuencia que más duele
La multa del ICAC es la consecuencia que más asusta, pero en la práctica la que más complica la vida es otra: el cierre de la hoja registral. Si pasa un año desde el cierre del ejercicio sin depósito, el Registro Mercantil no inscribe nada de la sociedad. Ni un cambio de domicilio, ni una ampliación de capital, ni el nombramiento de un administrador nuevo.
Lo normal es descubrirlo cuando hace falta uno de esos cambios, con la escritura ya firmada. Por eso, antes de cualquier trámite en el Registro, conviene comprobar con una nota simple que las cuentas de los últimos años están depositadas.
Una SL pequeña, en la práctica
Para una sociedad con uno o pocos socios, el año de las cuentas se reduce a esto:
- En marzo, la gestoría o el administrador cierran la contabilidad y preparan cuentas abreviadas.
- Antes de julio, junta universal con todos los socios, que aprueba las cuentas y decide qué se hace con el beneficio: reserva legal y el resto a reservas o a dividendos.
- En el mes siguiente, depósito por internet con el certificado del administrador, junto con la declaración de titular real.
No requiere notario si se presenta por internet con firma electrónica, ni auditor si la sociedad es pequeña.
Lo que se ve desde fuera
Las cuentas depositadas son públicas: cualquiera puede pedirlas al Registro. Bancos, proveedores y clientes grandes las consultan antes de dar crédito o firmar un contrato. Una sociedad sin cuentas depositadas da peor imagen que una con pérdidas.